Caja chica
La caja chica es un fondo de dinero en efectivo que mantienes para cubrir gastos pequeños del día a día sin recurrir al banco: pasajes, café para visitas, repuestos baratos, taxis. FinMova modela dos cosas:
- Fondos — el "monedero": un fondo por área u oficina (ej. "Caja chica recepción", "Caja chica taller").
- Movimientos — cada vez que entra o sale dinero del fondo.
Ubicación: Compras → Caja chica.
Modelo
| Concepto | En BD | Detalle |
|---|---|---|
| Fondo | petty_cash_funds | Nombre + saldo + activo/inactivo. |
| Movimiento de entrada | petty_cash_movements (in) | Reposición: añade dinero al fondo. |
| Movimiento de salida | petty_cash_movements (out) | Gasto: resta dinero y genera un row en expenses. |
Importante. Cada salida crea automáticamente un gasto equivalente en Gastos. Eso te da el rastro completo (categoría, descripción, fecha) sin trabajo doble.
Crear un fondo
1 · Abre la sección
Compras → Caja chica → Fondos → Nuevo fondo.
2 · Datos del fondo
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Nombre | Etiqueta interna (ej. "Caja chica recepción"). Obligatorio. |
| Saldo inicial | Monto con el que arranca el fondo. Vacío = 0. |
| Activo | Si está disponible para movimientos. |
3 · Guardar
El fondo queda disponible en el selector de movimientos.
Registrar un movimiento
Salida (gasto)
Cuando alguien usa el efectivo del fondo:
- Compras → Caja chica → Nuevo movimiento.
- Selecciona el Fondo.
- Tipo: Salida (gasto).
- Fecha del gasto.
- Monto (> 0).
- Descripción y categoría sugerida.
FinMova:
- Resta el monto del saldo del fondo.
- Crea automáticamente un registro de gasto en Gastos con la misma info (proveedor opcional, categoría, descripción, monto).
Entrada (reposición)
Cuando el fondo se queda corto y le repones efectivo:
- Nuevo movimiento.
- Selecciona el Fondo.
- Tipo: Entrada (reposición).
- Fecha y monto.
FinMova suma el monto al saldo del fondo.
Cuidado. La entrada de reposición no es un gasto. Es solo mover dinero al fondo (desde una cuenta bancaria, normalmente). Si quieres que el banco refleje la salida, registra un movimiento en Bancos por separado.
Saldo y consulta
En cada fondo verás:
- Saldo actual = saldo inicial + entradas − salidas.
- Lista de movimientos ordenados por fecha.
- Total egresado del período (típicamente mes), útil para reconciliar contra los gastos generados.
Quién maneja la caja chica
| Rol | Crear fondo | Mover dinero | Eliminar |
|---|---|---|---|
| owner / admin | ✅ | ✅ | ✅ |
| accountant | ✅ | ✅ | ✅ |
| sales | ❌ | ❌ (configurable) | ❌ |
| viewer | ❌ | ❌ | ❌ |
Buenas prácticas
- Un fondo por área u oficina, no uno gigante para todo. Más fácil de auditar.
- Reposiciones documentadas: cada reposición debería tener un recibo o transferencia de respaldo.
- Cierra el período del fondo cada mes: confirma que el saldo cuadra con el efectivo físico.
- Vuelca categorías al registrar salidas (transporte, consumibles, etc.) para que los gastos generados queden bien clasificados.
Auditoría
Cada movimiento queda registrado con fecha, monto, tipo, descripción y el usuario que lo creó. Para una caja chica con varios usuarios, es la trazabilidad que un contador o auditor pide.
Errores comunes
- "Saldo insuficiente" al salir → el fondo no tiene cubre la salida. Repón antes o ajusta el monto.
- El gasto generado tiene la categoría equivocada → edita el gasto directamente desde Gastos; el movimiento de caja chica original no se altera.
Siguientes pasos
- Gastos — donde caen los gastos generados por salidas de caja chica.
- Bancos → Movimientos — para registrar la salida del banco cuando reponer caja chica.
Manifiesto de capturas
assets/compras/17-lista-fondos.png— lista de fondos con saldo.assets/compras/18-form-fondo.png— formulario para crear fondo.assets/compras/19-form-movimiento.png— formulario de movimiento (selector entrada/salida).assets/compras/20-historial-fondo.png— historial de movimientos de un fondo.
Última actualización: