Estado de cuenta del cliente
El estado de cuenta muestra, para un cliente puntual, el cuadro completo de su relación contigo: cuánto le has facturado, cuánto te ha pagado, qué está vencido y qué saldo queda abierto.
Acceso:
- Contactos → Clientes y proveedores → <cliente> → Ver estado de cuenta (también pulsando el recuadro «Cuentas por cobrar» de la ficha).
- Ingresos → Pagos recibidos → Estado de cuenta es una vista más simple, pensada para revisar varios clientes seguidos: no trae antigüedad de saldos ni envío.
Qué muestra
Bloque resumen
| Métrica | De dónde viene |
|---|---|
| Total facturado | Suma de los totales de facturas activas (excluye borradores y anuladas). |
| Total cobrado | Suma de pagos aplicados a sus facturas. |
| Saldo abierto | Facturado − cobrado. |
| Saldo vencido | Suma de saldos de facturas cuya fecha de vencimiento ya pasó. |
Antigüedad de saldos
Tabla que clasifica el saldo abierto por días desde el vencimiento:
| Tramo | Significado |
|---|---|
| Al día | Sin vencimiento o aún dentro de plazo. |
| 1 – 30 días | Vencido recientemente. |
| 31 – 60 días | Atraso medio. |
| 61 – 90 días | Atraso largo — empieza a ser preocupante. |
| + 90 días | Cobranza dudosa. |
Buena práctica. Revisa la columna "+ 90 días" al cierre de mes. Cualquier saldo ahí merece una llamada o gestión específica.
Facturas pendientes
El estado de cuenta lista las partidas abiertas, no el histórico completo: se manda para cobrar, y lo que ya se pagó estorba. Por cada factura con saldo:
- Comprobante (e-NCF, NCF clásico o número del talonario propio).
- Fecha de emisión y de vencimiento.
- Días de atraso y su tramo de antigüedad.
- Total, cobrado y saldo.
Cuenta las cuatro variantes de factura: electrónicas (E31/E32) y clásicas (B01/B02), más la numeración personalizada. Si tu empresa aún factura con NCF clásico, tus saldos salen igual.
El histórico completo —incluidos los pagos, uno a uno— vive en la pestaña Transacciones de la ficha del contacto.
Enviárselo al cliente
Tres botones, arriba de la pantalla:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Descargar PDF | El estado de cuenta con la marca de tu empresa, listo para adjuntar o imprimir. |
| Enviar por correo | Manda el resumen con el PDF adjunto. Propone la persona asociada principal del contacto; puedes cambiar el destinatario antes de enviar. |
| Abre el chat del cliente con el enlace a su Portal, donde puede consultarlo cuando quiera. |
Buena práctica. Cuando un cliente discute un saldo, mándale el PDF. Es más rápido y claro que enviarle facturas sueltas.
Cómo leer el estado de cuenta
Caso 1 · "¿Cuánto me debe este cliente?"
Mira el Saldo abierto del bloque resumen. Si quieres detalle, la lista de facturas muestra cuál tiene saldo.
Caso 2 · "¿Está vencido?"
Mira el Saldo vencido y la antigüedad de saldos.
Caso 3 · "El cliente dice que pagó pero el saldo sigue ahí"
Revisa la pestaña Transacciones de su ficha. Si su pago no aparece, es que aún no lo registraste — ve a Pagos recibidos → Nuevo pago y captúralo. Si aparece pero no se aplicó a la factura que el cliente menciona, edita el pago y reasigna.
Caso 4 · "¿Cuánto crédito le queda?"
El cuarto recuadro del resumen enseña el crédito disponible contra el límite de su ficha. Ver Crédito y plazos.
Cómo se calculan los saldos por dentro
- Saldo de factura =
total−paid_amount. Si llega a 0 → la factura espaid. Si > 0 y < total →partial. Si > 0 y pasó la fecha de vencimiento →overdue. - Saldo del cliente = suma de saldos de sus facturas activas.
La actualización es inmediata al registrar o eliminar un pago.
Limitaciones a saber
- No incluye cotizaciones ni conduces — solo facturas. Esos son documentos preliminares, no comprometen dinero contable.
- No descuenta NC de venta hasta que se emitan a DGII. Una NC 34 en borrador no afecta el saldo; cuando se acepta, sí.
- Anticipos / saldo a favor — hoy no se modelan explícitamente. Un pago sin factura asociada no aparece como "crédito disponible". Workaround: emitir factura primero, luego aplicar el pago.
- Las notas de crédito por aplicar van aparte, no restadas. Salen en su propio recuadro. Se hace así para que este número y el de la ficha del contacto digan siempre lo mismo.
- Es una foto de HOY, no un rango de fechas: enseña lo que está abierto ahora. Para un período concreto, usa Reportes → Cuentas por cobrar.
Roles que pueden ver el estado de cuenta
| Rol | Acceso |
|---|---|
| owner / admin | ✅ |
| accountant | ✅ |
| sales | ✅ (de los clientes que atiende) |
| viewer | ✅ (lectura) |
Errores comunes
- El saldo muestra negativo → registraste un pago mayor al total facturado. Edita el pago para reasignar el sobrante a la siguiente factura.
- Aparece una factura "vencida" que el cliente ya pagó → falta registrar el pago o se asignó a otra factura. Revisa los pagos del cliente.
- Discrepancia con el cliente → exporta el PDF y revísenlo juntos línea por línea. 9 de 10 veces es un pago no comunicado.
Siguientes pasos
- Pagos recibidos — para ajustar lo que veas en el estado de cuenta.
- Crédito y plazos — los límites que disparan alertas.
Manifiesto de capturas
assets/onboarding/26-estado-cuenta-bloque.png— bloque resumen con métricas.assets/onboarding/27-antiguedad-saldos.png— tabla de antigüedad.assets/onboarding/28-lista-facturas-y-pagos.png— lista cronológica.assets/onboarding/29-pdf-estado-cuenta.png— PDF imprimible.
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